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Alle Prozesse im Griff

Beim Reis­im­por­teur Lotao op­ti­miert das ERP-Sys­tem den Warenfluss

Sie hei­ßen Glam Wed­ding Pink, Cur­cu­ma Sun, Roy­al Pearl Black oder Prince of Ben­gal – um nur ei­ni­ge der au­ßer­ge­wöhn­li­chen Reis­sor­ten zu nen­nen, die Lotao ne­ben an­de­ren Spe­zia­li­tä­ten im Pro­gramm hat. Die Le­bens­mit­tel wer­den im­por­tiert, zum Teil ver­edelt, ver­packt, kon­fek­tio­niert, kom­mis­sio­niert und ver­sen­det. Da­mit al­les rei­bungs­los ver­läuft, ar­bei­tet das Un­ter­neh­men seit gut ei­nem hal­ben Jahr mit dem ERP-Sys­tem winweb-food.

In der Lotao-Ver­wal­tung in Ber­lin lau­fen die Fä­den bei Ge­schäfts­füh­rer Ste­fan Fak zu­sam­men. Hier wer­den die Pro­zes­se ge­steu­ert und je nach Ka­pa­zi­tät auf den ei­ge­nen Be­trieb in Rib­nitz-Dam­gar­ten oder ex­ter­ne Dienst­leis­ter ver­teilt. „Bei un­se­ren Spe­zia­li­tä­ten gibt es star­ke Preis­schwan­kun­gen, da­her ho­len wir vor der Be­stel­lung bei un­ter­schied­li­chen Ex­por­teu­ren die ak­tu­el­len Prei­se ein“, er­klärt Fak. Erst dann wird der Reis je nach Lie­fer­be­din­gung, Ver­füg­bar­keit und Preis über das ERP-Sys­tem in der je­wei­li­gen Lan­des­wäh­rung be­stellt und mit den Lie­fe­ran­ten ab­ge­rech­net. Kom­men die Le­bens­mit­tel in Deutsch­land an, wer­den sie im Wa­ren­ein­gang in win­web-food nach Char­ge und MHD ge­bucht. Spe­zi­fi­ka­tio­nen und Zer­ti­fi­ka­te sind da­für be­reits im Sys­tem hin­ter­legt.
Zeit­gleich ge­hen Auf­trä­ge über den ei­ge­nen On­line-Shop, vom Groß- und Ein­zel­han­del aber auch te­le­fo­nisch, per Fax, EDI-Or­der oder E‑Mail ein und wer­den von den Mit­ar­bei­tern er­fasst. Da­durch wird die Pro­duk­ti­on di­rekt im ERP-Sys­tem ge­plant, Roh­stof­fe, Ver­pa­ckungs­ma­te­ria­li­en und Fer­tig­pro­duk­te bei den ver­schie­de­ne Dienst­leis­tern be­stellt und/oder um­ge­la­gert so­wie die Kom­mis­sio­nier­auf­trä­ge ver­teilt. „Wir be­die­nen rund 3.000 Kun­den aus Groß- und Ein­zel­han­del so­wie pri­va­te Be­stel­ler aus dem On­line-Shop und müs­sen da­für 60 Fer­tig­pro­duk­te und et­wa 500 Roh­wa­ren und Ver­pa­ckungs­ma­te­ria­li­en un­ter ei­nen Hut brin­gen“, so Fak.

Scan­nen neu­er Pro­duk­te, die im ERP-Sys­tem je­weils mit Char­gen­num­mer und MHD ge­führt werden

Sind die Pro­duk­ti­ons­auf­trä­ge für die ein­zel­nen Dienst­leis­ter an­ge­legt, wer­den sie au­to­ma­tisch an die be­tref­fen­den Un­ter­neh­men über­mit­telt. Ar­ti­kel­char­gen und ‑men­gen mel­det der je­wei­li­ge Ver­ar­bei­ter an Lotao, um die lü­cken­lo­se Nach­ver­fol­gung für die Bio-Zer­ti­fi­zie­rung zu ge­währ­leis­ten. Da­mit ist der Pro­duk­ti­ons­auf­trag kom­plett, wird ab­ge­schlos­sen und erst dann ist die Wa­re im Sys­tem ver­füg­bar. Dienst­leis­ter mit Sys­tem­zu­griff nut­zen in win­web-food ei­ne Schnell­ein­la­ge­rungs­mas­ke, in der sich nur die für sie re­le­van­ten Auf­trä­ge se­lek­tie­ren und ein­bu­chen las­sen. An­hand hin­ter­leg­ter Re­zep­tu­ren wer­den Fer­ti­gungs­auf­trä­ge er­stellt, die in der Wa­ren­vor­be­rei­tung ge­bucht und für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung be­reit­ge­stellt werden.

Mit­ar­bei­te­rin Syl­via Bahr über­prüft den Wa­ren­be­stand in winweb-food.

Die fer­ti­gen Spe­zia­li­tä­ten wer­den schließ­lich im ERP-Sys­tem mit Char­gen­num­mern und MHD ge­führt und in kun­den­spe­zi­fi­schen Misch­kar­tons und Dis­plays kon­fek­tio­niert, be­vor die Auf­trä­ge vir­tu­ell im Sys­tem und re­al ans La­ger wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Nach der Kom­mis­sio­nie­rung wer­den die Lie­fer­schei­ne samt den da­zu­ge­hö­ri­gen Rech­nun­gen ge­druckt oder als Da­tei per elek­tro­ni­scher Da­ten­über­tra­gung an die Kun­den ge­sen­det. Für den Groß- und Ein­zel­han­del er­stellt das Sys­tem au­to­ma­tisch NVE-Eti­ket­ten als Ver­sand­la­bel.
In win­web-food sind für die Qua­li­täts­si­che­rung de­tail­lier­te Prü­fun­gen fest­ge­legt, die in­ner­halb der Pro­zess­ket­te selbst­stän­dig do­ku­men­tiert und ab­ge­ar­bei­tet wer­den und die ho­hen Qua­li­täts­stan­dards si­chern. „QS ist mitt­ler­wei­le ei­ne der größ­ten An­for­de­run­gen im Food­be­reich. Je­der Ver­ar­bei­tungs­schritt wird kon­trol­liert, in­klu­si­ve Her­kunft der Roh­wa­ren lü­cken­los do­ku­men­tiert und ist je­der­zeit nach­prüf­bar“, sagt Win­web-Ge­schäfts­füh­rer Wil­li von Berg.
Als in­ha­ber­ge­führ­tes, mit­tel­stän­di­sches Un­ter­neh­men ent­wi­ckelt und ver­treibt der IT-Spe­zia­list Win­web seit 1997 ERP-Soft­ware für die Le­bens­mit­tel­bran­che. An­wen­der­ori­en­tier­te In­no­va­tio­nen und kur­ze Re­ak­ti­ons­zei­ten auf in­di­vi­du­el­le An­for­de­run­gen ste­hen da­bei im Mit­tel­punkt. Über 200 Kun­den ver­trau­en auf die ho­he Lö­sungs­kom­pe­tenz. So auch Lotao.

Lotao Ge­schäfts­füh­rer Ste­fan Fak im­por­tiert Reis aus un­ter­schied­li­chen Ländern.

Der Ös­ter­rei­cher Ste­fan Fak hat Lotao 2010 in Ber­lin ge­grün­det. Das Un­ter­neh­men bringt asia­ti­sche Reis­sor­ten ex­klu­siv auf den deutsch­spra­chi­gen Markt und möch­te über die da­mit ver­bun­de­nen Ge­schich­ten ein ei­ge­nes Le­bens­ge­fühl trans­por­tie­ren. Die hoch­wer­ti­gen Er­zeug­nis­se sind im Fein­kost-Seg­ment an­ge­sie­delt und rich­ten sich an an­spruchs­vol­le Kun­den, de­nen Qua­li­tät und Her­kunft von Nah­rungs­mit­teln am Her­zen lie­gen. Mitt­ler­wei­le wur­de das Sor­ti­ment um Ko­kos­nuss- und Jack­frucht-Pro­duk­te er­wei­tert, die al­le über den ei­ge­nen On­line-Shop, in Fein­kost­fach­ge­schäf­ten und ei­ni­gen Groß­han­dels­ket­ten er­hält­lich sind.

www.lotao.com
www.winweb.de

Text: Isa­bel Me­lahn
Bil­der: Lotao, Isa­bel Me­lahn
Er­schie­nen in der Le­bens­mit­tel-Tech­nik 01–2/2020

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