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Der Ma­te­ri­al- und In­for­ma­ti­ons­fluss wird durch das neue ERP-Sys­tem we­sent­lich trans­pa­ren­ter gestaltet.

Neues ERP-System gestaltet den Material- und Informationsfluss transparenter

Im März 2008 ent­schied sich das hes­si­sche Fleisch- und Wurst­wa­ren­un­ter­neh­men Gras­mehr für die Ein­füh­rung ei­nes neu­en ERP-Sys­tems (ERP = En­ter­pri­se Re­sour­ce Plan­ning). Von we­sent­li­cher Be­deu­tung war bei der Ent­schei­dung die kla­re Ab­stim­mung von Ma­te­ri­al­fluss und Da­ten­fluss so­wie der in­ter­nen und ex­ter­nen Logistik.

Bei der Ed­win Gras­mehr GmbH, Weil­burg-Gau­dern­bach, soll­ten ganz­heit­lich und durch­gän­gig die Un­ter­neh­mens­struk­tu­ren ab­ge­bil­det wer­den. Dar­über hin­aus war es wich­tig, schnell und mit we­nig Auf­wand wich­ti­ge Aus­wer­tun­gen fah­ren zu kön­nen, die Trans­pa­renz der Auf­trags­ab­wick­lung zu er­hö­hen so­wie den Ver­kauf zu op­ti­mie­ren – ins­be­son­de­re für den Le­bens­mit­tel­ein­zel­han­del, Groß­ver­pfle­ger und die Gas­tro­no­mie. Die Um­stel­lung des Alt­sys­tems auf die neue ERP-Soft­ware des An­bie­ters Win­web In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie GmbH aus Al­den­ho­ven er­folg­te rei­bungs­los und bud­get­ge­recht im ge­plan­ten Zeit­raum: Vor al­lem die Über­nah­me der Alt­da­ten ist ab­so­lut zu­ver­läs­sig und schnell ver­lau­fen. Al­le Da­ten kön­nen wei­ter­hin ver­wen­det wer­den. win­web-food als spe­zia­li­sier­te Bran­chen­soft­ware hat nicht nur die Stamm­da­ten über­nom­men, son­dern auch äl­te­re Sta­tis­tik­da­ten, die bis zu drei Jah­re zu­rück reichten.

Die durch­gän­gi­ge An­bin­dung der Ma­schi­nen und die er­for­der­li­che In­te­gra­ti­on wird über ei­ne Schnitt­stel­le in die ERP-Soft­ware vorgenommen.

Transparenz in der Preiskalkulation

An­ge­wen­det wer­den bis­her die Mo­du­le Ein­kauf, Ver­kauf mit Auf­trags­an­nah­me, Te­le­fon­ver­kauf, Tou­ren­ab­wick­lung (Tou­ren­lis­ten, Tou­ren­rei­hen­fol­ge), Fak­tu­rie­rung, Rech­nungs­lis­ten, EDI, Aus­wer­tun­gen, Ma­nage­ment­in­for­ma­ti­ons­sys­tem und die Ver­triebs­we­ge­kal­ku­la­ti­on, die we­gen des Lie­fer­an­teils an den Han­del von er­heb­li­cher Be­deu­tung ist. Die Fi­nanz­buch­hal­tung wur­de eben­falls um­ge­stellt. Auch die­se Um­stel­lung ver­lief rei­bungs­los und schnell, da das neue Sys­tem über kom­for­ta­ble Schnitt­stel­len zum Da­ten­aus­tausch in­klu­si­ve der of­fe­nen Pos­ten ver­fügt. Im Be­reich der Ver­triebs­we­ge­kal­ku­la­ti­on wird auf ei­nen Blick so­fort er­sicht­lich, wel­che Rück­ver­gü­tun­gen an die Kun­den be­zo­gen auf den Um­satz ar­ti­kel­ge­nau ge­leis­tet wer­den müs­sen. Das Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem lis­tet auf Ab­ruf schnell und zu­ver­läs­sig al­le nach­träg­li­chen Nach­läs­se, die mit den Kun­den ver­ein­bart wur­den. Da­zu ge­hö­ren z.B. Bo­ni, Rück­ver­gü­tun­gen und Wer­be­kos­ten­zu­schüs­se. Ei­ne wei­te­re nutz­brin­gen­de Funk­tio­na­li­tät stellt die Mög­lich­keit dar, al­le nach­träg­li­chen Kon­di­tio­nen mit den Han­dels­part­nern so­fort auf die je­wei­li­gen De­ckungs­bei­trä­ge um­zu­rech­nen. So­mit kön­nen be­reits zu ei­nem frü­hen Zeit­punkt kla­re Pro­gno­sen über die Um­satz- und Ge­winn­erwar­tung ge­trof­fen werden.

Projektschwerpunkt Preisauszeichnung

Gras­mehr ver­fügt über drei Preis­aus­zeich­nungs­li­ni­en. Von Win­web wur­den ei­ne durch­gän­gi­ge An­bin­dung der Ma­schi­nen und die er­for­der­li­che In­te­gra­ti­on über ei­ne Schnitt­stel­le in die ERP-Soft­ware vor­ge­nom­men. Da­bei ist von Vor­teil, dass der IT-Part­ner al­le gän­gi­gen Ge­rä­te (wie z.B. Halb- und Voll­au­to­ma­ten in der Preis­aus­zeich­nung, Waa­gen, Scan­ner, Eti­ket­ten­dru­cker) der nam­haf­ten Her­stel­ler an­schlie­ßen kann. Gras­mehr ge­winnt so er­heb­lich an Fle­xi­bi­li­tät und Un­ab­hän­gig­keit und rea­li­siert ei­nen um­fas­sen­den In­ves­ti­ti­ons­schutz, da vor­han­de­ne Ge­rä­te so­fort an­ge­schlos­sen wer-den kön­nen. Die Ab­läu­fe im Be-reich der Preis­aus­zeich­nung wer­den durch die voll­stän­di­ge Da­ten­in­te­gra­ti­on er­heb­lich be­schleu­nigt. Da­bei er­folgt die kom­plet­te Da­ten­pfle­ge bei Win­web. Die Ser­ver und Netz­wer­ke wer­den ein­deu­tig ent­las­tet und die üb­ri­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on läuft fle­xi­bler und schnel­ler. Ein wei­te­rer Haupt­grund für die durch­gän­gi­ge Au­to­ma­ti­sie­rung der Preis­aus­zeich­nung ist die um­fas­sen­de Feh­ler­re­du­zie­rung bei der ge­sam­ten Eti­ket­tie­rung. Gras­mehr kann die Preis­aus­zeich­nung in drei ver­schie­de­nen Va­ri­an­ten vor­neh­men – ganz gleich ob kun­den­be­zo­gen, ar­ti­kel­be­zo­gen oder Aus­zeich­nung auf das La­ger. Preis­aus­zeich­nung, Ver­wie­gung und Kom­mis­sio­nie­rung wer­den hoch in­te­griert zu ei­nem durch­gän­gi­gen Ar­beits­pro­zess zu­sam­men­ge­führt. Da­mit ent­fal­len die mehr­stu­fi­gen und nicht mit­ein­an­der ver­bun­de­nen Ar­beits­pro­zes­se. Durch die In­te­gra­ti­on der Preis­aus­zeich­nung in die ERP-Soft­ware ste­hen al­le not­wen­di­gen Da­ten zum so­for­ti­gen Ab­ruf in ei­ner zen­tra­len SQL-Da­ten­bank zur Ver­fü­gung. Zeit- und kos­ten­in­ten­si­ve Dop­pel­erfas­sun­gen ent­fal­len. Die ver­schie­de­nen Aus­zeich­nungs­va­ri­an­ten kön­nen mit un­ter­schied­li­chem Au­to­ma­ti­sie­rungs­grad in die Ge­samt­lo­gis­tik des Un­ter­neh­mens in­te­griert werden.

Mit der Soft­ware lässt sich die Trans­pa­renz der Auf­trags­ab­wick­lung er­hö­hen und der Ver­kauf optimieren.

Transparenter Material- und Informationsfluss

Der Ma­te­ri­al- und In­for­ma­ti­ons­fluss konn­te bei Gras­mehr durch das neue ERP-Sys­tem we­sent­lich trans­pa­ren­ter ge­stal­tet wer­den. Der Auf­wand in­ner­halb der Wert­schöp­fungs­ket­te wird auf ein Mi­ni­mum re­du­ziert, so dass ei­ne deut­li­che Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät zu ver­zeich­nen ist. Ne­ben den Op­ti­mie­run­gen in der Preis­aus­zeich­nung und Eti­ket­tie­rung, der Kun­den­be­lie­fe­rung so­wie der Pro­duk­ti­on sind für den Fleisch­wa­ren­her­stel­ler die schlüs­si­gen und aus­sa­ge­kräf­ti­gen Aus­wer­tun­gen im Rah­men ei­nes Ma­nage­ment­in­for­ma­ti­ons­sys­tems von enor­mer Wich­tig­keit. Ak­tu­el­le und an­wen­der­spe­zi­fi­sche In­for­ma­tio­nen hel­fen dem Fleisch- und Wurst­wa­ren­un­ter­neh­men da­bei, das ei­ge­ne Ge­schäft noch bes­ser zu steu­ern und so­li­de Ent­schei­dungs­grund­la­gen zu schaf­fen. Das Ma­nage­ment­in­for­ma­ti­ons­sys­tem leis­tet ei­nen wich­ti­gen Bei­trag zur fun­dier­ten Ent­schei­dungs­fin­dung: Die bran­chen­spe­zi­fi­sche IT- Lö­sung so­wie neue Me­tho­den und Tech­ni­ken zur Da­ten­auf­be­rei­tung ha­ben die Mög­lich­kei­ten der Ma­nage­ment­un­ter­stüt­zung in un­se­ren Ge­schäfts­pro­zes­sen enorm er­wei­tert. Jetzt kön­nen die Un­ter­neh­mens­da­ten schnell und trans­pa­rent in ent­schei­dungs­re­le­van­tes Wis­sen trans­for­miert wer­den. Zwi­schen der Er­stel­lung von Re­ports bis zu de­ren Prä­sen­ta­ti­on gibt es kei­ne Zeit­lü­cken mehr. So nimmt ei­ne Aus­wer­tung, die frü­her ein ge­sam­tes Wo­chen­en­de dau­er­te, heu­te nur noch 15 Mi­nu­ten in Anspruch.

Weitere IT-Projekte geplant

Gras­mehr hat zu­künf­tig viel vor und möch­te wei­ter­hin ein ge­si­cher­tes, mo­de­ra­tes Wachs­tum ge­ne­rie­ren. Da­zu soll der neue IT-Part­ner mit wei­te­ren Mo­du­len im Rah­men des un­ter­neh­mens­wei­ten ERP-Pro­jek­tes bei­tra­gen. So pla­nen die Gau­dern­ba­cher in Kür­ze die Ein­füh­rung der Pro­duk­ti­ons­mo­du­le mit der Pla­nung und durch­gän­gi­gen Pro­dukt­kal­ku­la­ti­on. Dar­über hin­aus soll die Qua­li­täts­si­che­rung in das Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem in­te­griert wer­den, wo­mit al­le er­for­der­li­chen Prü­fun­gen, Mes­sun­gen und Be­wer­tun­gen im Rah­men des QS-Ma­nage­ments in die Pro­zes­se des Ge­samt­sys­tems ein­ge­bun­den werden.

www.grasmehr.de
www.winweb.de

Text: Cars­ten Dö­nisch
Bil­der: Gras­mehr, Win­web
Er­schie­nen in der Fleisch­wirt­schaft 02/2009

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